Quoi de mieux qu’un repas convivial pour converser et échanger. Je vous propose de sauter l’entrée pour attaquer directement le ROTI !
L’un des quatre principes Agile est de favoriser les individus et leurs interactions. Mais en utilisant le framework Scrum, j’entends souvent : “Il y a trop de réunions !”. Du coup, comment rendre ces échanges le plus efficace possible ? Et ainsi convaincre que chaque réunion est utile, ou non !
Pour répondre à cette question, je vous propose un outil simple : le R.O.T.I. C’est l’acronyme de “Return On Time Invested” : avez-vous bien dépensé votre temps ?
En voici le mode opératoire. Mais, ensuite, il y aura d’autres pistes pour aller plus loin.
Juste avant de terminer votre réunion, demandez à l’ensemble des participants de voter en même temps entre 1 et 5 afin que les uns n’influent pas les autres.
Sachant que :
En présence physique, chaque participant peut utiliser une main levée. En télétravail, chaque participant envoie sa réponse en texte via votre outil favori.
L’objectif est d’avoir un feedback instantané que tout le monde peut donner. Même les timides pourront s’exprimer.
Une fois que tout le monde a voté, inviter toutes les personnes à compléter leur note d’un commentaire oral. Rien d’obligatoire mais l’objectif est de comprendre pourquoi la personne a mis sa note et favoriser l’échange.
Les notes 1️⃣ et 2️⃣ sont très intéressantes car ce sont elles qui apporteront des améliorations à la réunion. Il faut donc tenter d’avoir systématiquement une explication sur ces notes.
Les notes de 4️⃣ et 5️ ne sont pas à laisser de côté car elles apportent du positif. Elles peuvent dynamiser les autres participants. Et ça on prend !
La note de 3️⃣ est la note attendue. Même moyenne, ce n’est pas une mauvaise note car c’est ce vers quoi on tend.
“Allez je mets 3️⃣… Comme cela je ne serai pas obligé de donner mon commentaire !”
On serait tenté de contourner ce genre de vote en retirant cette note neutre de 3️⃣. On ferait alors un ROTI sur 4️⃣ et non sur 5️ afin que les participants prennent plus position : soit sur une note positive, soit sur une note négative. Mais alors, dans leur logique, ces personnes mettent 4️⃣ au lieu de 3️⃣… Je ne suis pas pour cette pratique car 3️⃣ n’est pas une mauvaise note ! C’est la note standard : Moyenne - Vaut autant que le temps passé : Valeur. Et j’aime conserver la super note de 5️ car quand elle est donnée, le message est vraiment impactant. Tout comme le 1️⃣, en symétrie. Ce sont des messages forts qui sont de super retour.
On souhaite avoir un retour rapide en un minimum de temps et sans déborder sur le temps qui suit. Aussi je préconise de prendre environ 5 minutes avant la fin de votre réunion, atelier ou événement et pas plus. On veut éviter de tomber dans de nouveaux débats. Stopper donc toutes les tentatives de réponses sur chaque commentaire de note si vous voulez libérer les participants à l’heure. Pour autant si des commentaires sont intéressants à débattre, ils peuvent être abordés à nouveau en dehors de la réunion : Soit juste après avec les personnes le souhaitant Soit plus tard lors d’une rétrospective ou un atelier dédié. A vous de voir.
Bien sûr, l’objectif premier de cet outil est d’avoir des échanges directs entre tous les participants. Mais c’est aussi de savoir ce qui a marché ou non afin de progresser dans l’efficacité de la réunion. Si des axes de progression sont identifiés, il faudra les mettre en place. C’est un peu comme une mini rétrospective.
Le piège à éviter est de considérer que le ROTI est la satisfaction pour cette réunion. Nous sommes sur le temps investi ! Pour bien séparer, je préconise un feedback en 2 temps : une question sur la satisfaction puis le ROTI. Ainsi nous pourrons bien différencier les deux. Je m’en sers régulièrement pendant mes revues d’itération afin que les personnes nous remontent des axes d’améliorations sur notre support et sur le fait que l’équipe a bien avancé ou non.
Utiliser à toutes les réunions et avec une feuille Excel, on peut faire des statistiques de suivi sur les réunions. Et ainsi suivre la qualité de la réunion : Inspection !
Bon appétit à tous ! 😉
