Episode 4 – Des réunions moins nombreuses (et plus pertinentes)

Ceci est le quatrième, et dernier, article d’une série consacrée à l’UX et les bonnes pratiques employées dans la conception d’applications.

Retrouvez l’ #Episode 1 – Avoir une vision globale

Retrouvez l’ #Episode 2 – Connecter les objectifs

Retrouvez l’ #Episode 3 – Faire participer tout le monde

TL;DR (pour les lecteurs pressés)

Les réunions ont la mauvaise réputation d’être une perte de temps, une interruption au « vrai » travail, ou l’opportunité pour quelques managers d’entendre le son de leur propre voix. Elles peuvent durer 30 minutes, 2h… Voire même toute la journée (si si!). Un cauchemar pour bien des personnes impliquées. Pourtant, bien menées, elles peuvent être une occasion précieuse pour votre équipe de collaborer et rendre l’expérience positive, avec trois conseils simples et efficaces issus des pratiques UX.

 

ux4Ordre du jour, do-goals et be-goals

Avant toute chose, il est important de définir un ordre du jour de la réunion avec des objectifs clairs pour toutes les personnes conviées.

Les objectifs se répartissent en deux catégories: les be-goals et les do-goals. Les be-goals sont des objectifs qui définissent une attente de la façon dont l’employé va agir. Les objectifs décrivant la façon dont nous voulons que l’employé soit sont dits hédoniques.

Exemples :

  • Être autonome.
  • Arriver au travail à 8h chaque matin.
  • Être proche des autres.

Parce que les be-goals décrivent la façon dont vous voulez que la personne se comporte, ils sont en cours et souvent très difficiles à mesurer.

Les do-goals sont, par contraste, des objectifs pragmatiques. Ils définissent des résultats spécifiques et sont faciles à mesurer. Ces objectifs sont observables et établissent une voie claire pour la personne à suivre.

Exemples :

  • Organiser une rétrospective après chaque enquête utilisateur.
  • Mener des tests de charge pour l’application X chaque mois.
  • Présenter un nouveau parcours utilisateur à l’équipe pour approbation avant le 15 Août.

Les be-goals sont souvent si généraux qu’ils ne mettent pas au défi la personne de terminer quelque chose de tangible. Pour la motiver davantage, il faut donc se concentrer sur la rédaction des do-goals, qui les incitent à produire un résultat concret.

 

Considérez qui doit participer

En complément de mon précédent article, voici quelques points supplémentaires à retenir vis-à-vis des participants à la réunion :

  • Incluez les personnes que vous voulez investies dans une discussion collaborative et envoyez des comptes-rendus ultérieurement à ceux souhaitant simplement connaître les décisions finales.
  • Utilisez des activités telles que celles disponibles dans Gamestorming pour impliquer et faire participer tout le monde.
  • Intégrer un ou des utilisateur(s) à la réunion

Ce dernier point est particulièrement critique dans le contexte UX d’un projet. Trop souvent, on ne se réfère qu’aux études analytiques (sondages, interviews, outils d’analytics) pour connaître nos utilisateurs. Bien que celles-ci soient importantes, tout comme le sont les résultats de tout test quantitatif, les meilleures entreprises sont bâties sur des relations.

En se focalisant sur vos utilisateurs et en apprenant à les connaître en tant qu’individus, non seulement vous leur ferez adhérer plus facilement au produit, vous pourrez également améliorer votre produit avec une source constante de détails de persona, testeurs d’ergonomie et utilisateurs à interviewer.

 

ux4-2

« Je ne suis pas un numéro. Je suis un homme libre. »

 

La Technique Pomodoro

Last but not least, une réunion, qu’elle soit dans un contexte UX ou autre, peut être rendue encore plus efficace avec la Technique Pomodoro.

Développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, la Technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps utilisant un minuteur pour décomposer le travail en intervalles, traditionnellement de 25 minutes, séparées par de courtes pauses. Ces intervalles sont nommés pomodoros, de l’italien pomodoro (tomate), d’après les minuteurs de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait quand il était étudiant. Cette méthode est basée sur l’idée que des pauses fréquentes peuvent améliorer l’agilité mentale. Elle est notamment adoptée depuis, de même que les concepts de timeboxing et de développement itératif et incrémental, dans des contextes de pair programming.

Voici en quoi la Technique Pomodoro peut améliorer l’efficacité d’une réunion :

  • Elle permet de travailler avec le temps, non contre lui. Une bonne base de time tracking pour éviter que la réunion de 30 minutes ne se transforme… en réunion de 2h (ça s’est vu!).
  • De par ses pauses planifiées et courtes (dans le cas de longues réunions), elle contribue à réduire le sentiment de burnout.
  • Elle aide également à réduire les distractions, qui peuvent être multiples (appel, e-mail, réaliser soudainement que vous devez changer l’huile de votre voiture…), et les classer selon leur priorité.
  • Parce que cette méthode permet une meilleure concentration, les participants à la réunion sont à l’écoute, réduisant ainsi, pour eux comme pour leurs managers, le nombre de réunions de cadrage futures… Tout le monde est content 🙂

Faites donc le test : lors de votre prochaine « grosse » réunion, établissez un ordre du jour, décomposez votre temps en intervalles de 25 minutes suivies de pauses de 5 minutes (et 15 minutes de pause au bout de 5 pomodoros), notez ce que vous avez accompli au bout de chaque pomodoro et analysez les résultats obtenus à l’issu de la réunion.

 

Pour en savoir plus sur la technique Pomodoro : speedevelopment.com/technique-pomodoro.