Une rétrospective de projet

Les quatre questions de Norman Keth

J’ai eu à organiser et animer une rétrospective de projet avec un public particulier : les parties prenantes. Celles-ci venaient de tous les horizons (responsable de département, chargé de clientèle, juriste, etc) et tous les âges étaient représentés. Ce sont des personnes qui n’ont pas forcément l’habitude de la rétrospective et dont le temps est précieux.

Pour prendre en compte toutes ces contraintes, j’ai choisi une approche simple, directe et surtout accessible : les quatre questions de Norman Keth.

  • What did we do well, that if we didn’t discuss we might forget?
  • What did we learn?
  • What should we do differently next time?
  • What still puzzles us?

Ou en français :

  • Qu’avons nous bien fait, que nous pourrions oublier si nous n’en discutons pas ?
  • Qu’avons nous appris ?
  • Que devrions nous faire différemment la prochaine fois ?
  • Qu’est-ce qui nous étonne encore ?

Norman Keth est l’auteur du livre “Project retrospectives : a handbook for team reviews”. Il est aujourd’hui considéré comme le père de la rétrospective. On lui doit en particulier cette déclaration qui illustre l’état d’esprit dans lequel nous devons être quand nous faisons une rétrospective :

“Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand”

Norman Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review

Ou en français :

“Indépendamment de ce que nous découvrons, nous devons comprendre et croire sincèrement que chacun a fait le meilleur travail qu’il [NdA : ou elle] pouvait, au vu de ce qu’il [elle] savait alors, de ses compétences, des ressources disponibles et du contexte.”

Norman Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review

Une phrase plutôt qu’un dessin

Learning Matrix

Il existe plusieurs exercices de rétrospective basés sur le même principe que les quatre questions. Par exemple “Mad Sad Glad” ou “Learning Matrix” qui permettent de répartir les idées selon trois ou quatre catégories.

Ces exercices sont néanmoins très différents dans leur présentation. En effet, chaque catégorie qu’ils définissent sont représentées par un mot clef ou une illustration. Cette forme concise force les participants à interpréter le sens de la catégorie avant de pouvoir partager l’expérience passée de leur projet.

Par exemple, si on considère la question “What did we do well, that if we didn’t discuss we might forget?”, elle incite explicitement à regarder tous les petits pas qui nous ont permis d’arriver là où nous sommes. A contrario, dans un exercice comme Learning Matrix, ce qui ressort en général avec un “:)” ou un “Appreciation” est équivalent à une tape dans le dos… sauf si nous avons l’expérience de la rétrospective ou que l’animateur nous guide.

Avec les quatre questions, les participants rentrent plus vite dans l’exercice et leur réflexion est mieux guidée, on gagne du temps surtout avec une audience néophyte.

Des faits plutôt que des émotions

Beaucoup d’exercices de rétrospective font appel aux émotions des participants et, soyez étonnés ou non, cela peut braquer certaines personnes : “on a un travail à faire, on le fait ; nos émotions n’ont rien à faire là-dedans”.

Les questions de Norman Keth ont l’avantage de faire ressortir les faits plutôt que les ressentis.

Comme dans la communication non violente, en partant de faits, nous construisons une base saine pour la discussion. L’exercice a plus de chances d’être efficace.

Faire l’analyse des succès

La question “What still puzzles us?” incite à regarder ce que nous n’avons pas maîtrisé. Les facteurs extérieurs sont rarement considérés dans les ateliers de rétrospective — je ne vois que le “Speedboat”. C’est un des aspects des quatre questions que j’apprécie car il nous permet de mettre en balance nos succès (ou échecs) et nos réalisations.

Dans sa présentation “Keep your crises small”, Ed Catmull, co-fondateur du studio d’animation Pixar, met l’accent sur le fait que même un succès peut cacher un problème : il faut prendre en compte la chance car on ne peut pas toujours compter dessus.

Alors comment ça s’est passé ?

Dans la pratique, quelques interviews préalables des parties prenantes ont permis de centrer le débat sur quatre problèmes. Pour chaque problème, les participants ont répondu aux quatre questions, suivi par un vote et par une discussion pour la définition des actions.

C’est avec un certain plaisir que j’ai pu voir tous les participants contribuer. Les débats ont été bienveillants et constructifs. Le ROTI (Return Of Time Invested) a été de 4/5.

À refaire

Ce format de rétrospective est très utile quand on a une audience variée et dont on ne connaît pas tous les membres. Je le recommande aussi pour sa partie “analyse du succès” pour rappeler à votre équipe de ne pas s’endormir sur ses lauriers.